Los componentes del control interno empresarial

Garantizan el cumplimiento de los objetivos organizacionales

Los gerentes generales son los grandes conocedores de la empresa. Son quienes están pendientes de las funciones, los objetivos y los planes del día a día para que todo marche conforme el plan. Ellos están conscientes de que, los objetivos de control interno son una etapa fundamental en los procesos administrativos, con la que se toman decisiones más rápidas y eficientes y por medio de la cual se generan acciones, preventivas o correctivas que influyan en el buen funcionamiento del negocio.

Con un buen sistema de control, se evitan los riesgos de todo tipo y se garantiza un mejor aprovechamiento de los recursos, las buenas prácticas y la inclusión de la tecnología apropiada.

Los componentes del control interno empresarial se basan en el ambiente de control, la evaluación de riesgos, la información y comunicación, las actividades de control y la supervisión y el monitoreo.

Ambiente de control
Es la base de todos los componentes de control. En ella predomina la disciplina y la estructura. Es decir, la integridad, los valores éticos, el estilo de gestión y la manera en que la dirección asume el liderazgo. Todo ello recae en el recurso humano, en los colaboradores, quienes prácticamente son el motor de la operación.

El ambiente de control guarda relación con las normas de conducta profesional y la forma de pensar y actuar de cada persona que conforma la organización, quienes impulsan a la empresa y la representan ante los distintos públicos.

El ambiente se aparta de las conductas inapropiadas, las que regula a través de códigos y políticas empresariales que se alinean a la visión y a los valores del negocio, a los que todo colaborar debe comprometerse a cumplir desde su contratación. En empresas formales, esta rutina forma parte de las estrategias de capacitación y retención del talento humano.

Evaluación de riesgos
Los riesgos son una amenaza constante para los negocios. Por ello, los gerentes priorizan los mecanismos de advertencia y protección, que los ayudan a tomar medidas para reducir o mitigar los riesgos.

No adelantarse puede generar consecuencias negativas o, lo que es peor, desatar riesgos mayores y lamentables, por ejemplo, las pérdidas económicas. De allí la importancia de identificarlos, tanto los internos como los externos. Un caso extremo podrían ser las condiciones macroeconómicas cambiantes, que de forma abrupta puedan alterar el buen desempeño del negocio.

Y es que, el riesgo es inherente a la empresa. Es algo que, a la vista o no, se da tanto en condiciones normales como en crisis globales. Estos pueden ser de tipo financiero, económico, de ciberseguridad, humanos, operativos y de cálculo, entre otros.

Los gerentes deben estar preparados para asumir los riesgos de su negocio. Lo aconsejable es aprender a identificarlos, conocerlos y evaluarlos, para anticiparse y que no los tomen por sorpresa. Se debe tratar de ser certeros, aun en tiempos de incertidumbre. Por ello, se recomienda reunir a los equipos y darles a conocer la importancia de mantener el control a través de estrategias para la mitigación de riesgos.

Actividades de control
Este punto refiere a las políticas y procedimientos que apoyan la gestión administrativa en todos los niveles y en todas las funciones de la organización. Algunos ejemplos son las autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, seguridad de los activos, separación de funciones y análisis de la eficacia operativa.

Las actividades de control son las encargadas de establecer procedimientos que permitan el cumplimiento efectivo de los objetivos. La información empresarial debe ser correctamente procesada, de forma tal que, todo lo que entra o sale del negocio debe ser confiable. En este punto se incluyen las operaciones contables, las que deben quedar registradas en la clasificación y en el tiempo correspondiente.

El control interno debe adaptarse al tamaño de la compañía. Si esta va en crecimiento, se debe hacer una revisión de las regulaciones y, cuando sea necesario, los ajustes para adaptarse a una operación más grande. Por ello, el análisis del control interno debe revisarse y ajustarse periódicamente. Y en él deben registrarse las funciones que corresponden a cada trabajador.

Supervisión y monitoreo
Esta fase es la que permite a la empresa hacer las mejoras oportunas para que los objetivos se cumplan en tiempo y forma. Para ello, los gerentes pueden recurrir a evaluaciones o chequeos regulares. Así también, en palabras mayores, a períodos de evaluación por medio de una consultora o auditoría contable.

También es importante considerar las quejas de los clientes. Ellos son una buena fuente para conocer pormenores del servicio o la calidad de los productos. De allí la importancia de contar con un canal abierto de comunicación para el feedback de los consumidores.

Los expertos advierten que, un buen sistema de control cuenta con la debida segregación de funciones. Es decir, dividir las responsabilidades en todas las transacciones, como en los informes y auditorías. Entre más funciones estén separadas, existe una menor posibilidad de sufrir un acto fraudulento.

Así también, se pueden usar formatos estándares para facilitar la supervisión de registros. Esta coherencia de registros crea las condiciones para detectar de forma fácil y práctica anomalías en los sistemas.

Recuerde que, los sistemas de control interno son una práctica responsable y eficiente dentro de la gestión gerencial. Y todo ello debe acompañarse de una comunicación clara y eficaz, tanto con los clientes internos como externos.

Hoy en día, es imposible concebir la gestión empresarial sin sistemas de información, pues la tecnología se ha encargado de facilitar el manejo de datos e información voluminosa, de forma tal que se pueda utilizar de manera efectiva, lo que ayuda a anticiparse a los riesgos y tomar las medidas pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Ileana López
Periodista
Revista Gerencia
gileana@agg.com.gt