El resguardo de documentos es algo más que la simple acumulación en cajas sin orden ni rotulación, en donde lo mismo se encuentran documentos contables y financieros que otros que no poseen ningún valor
En las empresas es común que, en cada época se almacenen datos e información de acuerdo con la tecnología que existe en su momento. Y en la actualidad, con numerosas oportunidades de almacenamiento en archivos digitales accesibles y de fácil localización.
Tan importante es el resguardo de los documentos, que las ciencias de la información reconocen el concepto de archivística o gestión documental, como “las técnicas estandarizadas que se emplean a instancias de la administración de los documentos que pertenecen a una organización o entidad”.
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La Real Academia Española define a la archivística, archivología o archivonomía, como “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los documentos de archivo y de las instituciones que los custodian, con el objetivo de potenciar el uso.
El historiador guatemalteco Aníbal Chajón llama la atención sobre la importancia que poseen los documentos para quien los produce, ya que son parte de la gestión personal o de la institución. El valor del documento se obtiene por la importancia de lo que contiene, por el entorno en el que se utiliza o lo que representa. Así, “para una persona puede ser más importante su documento de identidad que una factura de combustible, pero para una persona que se desempeña en contabilidad perder esta factura puede significar una tragedia. Un examen, por ejemplo, pierde su valor luego de haber ganado la asignatura, a diferencia de los títulos universitarios que son irreemplazables”, añade el experto.
La importancia del documento depende de la institución. Hay documentos que no pueden eliminarse, como títulos de propiedad, convenios internacionales y aquellos de los que dependen procesos complejos, mientras que otros cuentan con validez relativa. “El tiempo de conservación es siempre relativo”, indica Chajón.
De igual manera ocurre con el tipo de archivo, si es sonoro, impreso o visual. Por ejemplo, para un canal de televisión, algunos audiovisuales pueden ser indispensables y otros, prescindibles. Lo mismo ocurre con los fotográficos e informáticos, que se convierten en testimonios invaluables de una temporalidad específica. Por ello, su cuidado y preservación es relativa a las actividades de la persona o entidad.
“Es importante recalcar la diferencia que hay entre preservar, que básicamente es proteger en las mejores condiciones posibles la información, ya sea en papel, películas, videos o grabaciones sonoras, con temperatura, humedad, control de bacterias, hongos y otros agentes nocivos. Por otro lado, conservar es solo conseguir que no sean destruidos, que permanezcan en el tiempo, acción que en muchos casos ya es un gran logro”, comenta Chajón.
El historiador agrega que, “restaurar es reparar un documento dañado mediante recursos digitales: reponer parte de un video o fotografía o volver a colocar papel donde se haya perdido por deterioro de tinta o acción de insectos, por ejemplo”. A la vez opina que, “en los archivos históricos guatemaltecos hace falta mucha restauración. Cada uno de estos procesos requiere de una inversión económica que no siempre se encuentra disponible”.
Asimismo, la aparición de recursos digitales para conservar la información ha significado un avance para la archivística, que se ha desarrollado en la conservación de documentos con soporte en papel, ya que ahora se puede almacenar en poco espacio físico lo que antes requería de estantes voluminosos.
En el caso de los documentos históricos, Chajón advierte que, las bases de datos facilitan el acceso a los documentos en soporte de papel. Por ejemplo, el Archivo General de Centro América posee en internet el acceso a su fichero, de utilidad para los usuarios. Por su parte, el vasto Archivo General de Indias, en España, ha puesto a disposición del público gran parte de sus documentos digitalizados, lo que agiliza y facilita la consulta para millones de personas sin necesidad de que viajen a Sevilla.
Los archivos digitales ofrecen nuevas perspectivas, ya que ocupan menos espacio físico y, por lo tanto, podrían conservarse mayores detalles sobre procesos administrativos que ayuden a comprender las realidades sociales. Lo mismo se puede decir de la documentación médica, útil para establecer diagnósticos acertados o no, tratamientos, beneficios y riesgos.
Comúnmente cuando se habla de todos estos documentos se habla de archivo muerto, y se le considera como tal: una carga inservible. Sin embargo, este es un término -acuñado por las instituciones- que, según el experto, puede generar confusión. Por lo tanto, permite prescindir de documentos y eliminarlos. Pero antes, cada organización debe contar con criterios de conservación que eliminen la discrecionalidad de una sola persona.
Por ello, la clasificación que hacen los archivistas puede ayudar a entender mejor la temporalidad y la importancia de la conservación de los documentos. Los requeridos con frecuencia constituyen el archivo activo. Los semiactivos son los que se consultan con poca frecuencia, pero son de importancia para los usuarios. Y se consideran inactivos aquellos que prácticamente no se consultan, pero cuyos datos son relevantes para los involucrados.
Además, la conservación de los documentos debe estar supeditada a lo que indica la legislación guatemalteca. No obstante, el criterio legal no es excluyente de otros criterios que ayudan a comprender el nacimiento, crecimiento, vicisitudes y éxitos de una empresa. Esto ha permitido escribir también la historia de diversas gremiales. Chajón opina que, las empresas y organizaciones deben asesorarse de un profesional especializado, dedicar una parte del presupuesto para preservar y digitalizar los documentos susceptibles a ser eliminados en el futuro cercano.
Diversas empresas del mercado ofrecen el servicio de resguardo de archivos y se debe tener en cuenta como criterio de selección no solo el espacio de almacenamiento, que es siempre lo más difícil, sino también considerar que la pérdida de un documento puede significar grandes costos y garantías a la propiedad, por lo que se propone un protocolo para el manejo de los documentos, desde su creación hasta pasar a un archivo histórico, que permita el acceso a la información cuando sea necesario.
Chajón indica que, muchos gerentes cometen el error de ordenar la eliminación de documentos que se consideran estorbos y solo se percatan de su error cuando la información es necesaria y la pérdida irreversible. “Es mejor tener la sensatez y la madurez de reconocer que un gerente no siempre sabe cuándo necesitará un documento”, añade y recalca que “es más recomendable contar con los protocolos de resguardo que son indispensables para cualquier institución”.
Una adecuada administración de documentos debe incluir la organización, clasificación, depuración, levantamiento de inventario y control de movimientos de documentación. Así también, se debe tomar en cuenta la utilización del código de barras para el control, así como la administración y la destrucción de acuerdo con los protocolos establecidos.
Para finalizar, confidencialidad, tecnología y seguridad son los elementos comunes ofrecidos por las empresas que ofrecen el servicio y que compiten por resguardar un elemento del que muchos no saben cómo salir.
Roberto M. Samayoa O., Colaborador Revista GERENCIA editorialgerencia@agg.com.gt
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