La persona más cercana al líder de la empresa, quien le asiste en temas administrativos requiere de conocimientos, habilidades y técnicas específicas para realizar su labor de forma eficiente. Pues para desempeñar su trabajo debe involucrarse en actividades relacionadas con la organización, la planificación, la coordinación y el registro de información y de procesos, que requieren de su buena mano y, sobre todo, de discreción.
Así también, esta persona debe mantener una actitud agradable y positiva. Es quien se relaciona con el resto de los departamentos, además de clientes, proveedores y de la misma Junta Directiva. De allí que, su imagen debe ser impecable y eso incluye su manera de conducirse, así como el lenguaje verbal y corporal.
Una habilidad muy valorada y desarrollada por el asistente gerencial es el desenvolvimiento social. Es quien atiende cualquier requerimiento antes que llegue a manos del gerente. De hecho, hay información que puede ser suministrada o ejecutada por desde este puesto, y que no sea necesario elevar a la gerencia.
Dentro de sus funciones se encuentra la recepción y clasificación de documentos, el traslado de estos a donde corresponda, la atención telefónica o personal de cualquier público que desee acercarse a la gerencia, el archivo de documentos e, inclusive, el manejo de la agenda del gerente. En ocasiones, es la responsable de la organización de eventos, por ello, es importante que conozca sobre protocolos.
Por otro lado, en este puesto es valorada la cultura general que posea el asistente. Es decir, que goce de la buena lectura, que conozco sobre administración de empresas y que permanezca al día en temas de coyuntura que puedan afectar a la organización. Su criterio debe estar basado en conocimiento, para que pueda prestar una ayuda más eficaz al gerente.
Saber comunicarse y saber escuchar deben ser habilidades de su dominio, al igual que su capacidad para resolver conflictos. Considere que hay situaciones que no necesariamente deben ser resueltas por la gerencia, considere que está asistiendo a una persona que mantiene una agenda cargada, con temas económicos y otros de interés que afectan a la compañía. Por lo que, preguntarle si posee tiempo para una reunión no es una opción. Para ello, está el asistente que es quien debe evitarle los trabajos que requieren tiempo, pero que si el mismo gerente resolviera serían un alto costo de oportunidad.
Como en toda organización y en cada puesto, el asistente gerencial debe estar dispuesto a los cambios, ser flexible con los procesos y manejar un sentido común efectivo. Debe también aprender a seguir instrucciones, hacer buen uso de las relaciones interpersonales, ser muy organizado y, al igual que el resto de los colaboradores, estar orientado al cumplimiento de objetivos y metas. Hay un punto en el que debe ser sumamente cuidadoso, y es en el manejo de la información de la empresa, sobre todo, cuando se trate de información del personal, sueldos, avance y progreso en actividades y todo aquello que de saberse pueda afectar a terceros o entorpecer los procesos. Por ello, el asistente gerencial debe brindar garantía de que la información a la que tenga acceso por la naturaleza de su trabajo será gestionada de forma confidencial.
Finalmente, un asistente gerencial es una persona versátil, que, dependiendo del tamaño de la empresa, se involucra desde las actividades administrativas hasta cualquier otra relacionada con la operatividad. Por ello, debe ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo; trabajar bajo presión; contar con habilidades de comunicación verbales y escritas; poseer vocación de servicio y capacidad analítica, además de ser detallista, honesto, discreto, motivado, responsable, creativo y muy capaz de trabajar independientemente bajo los lineamientos del líder de la organización.
Redacción
Revista GERENCIA
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