La gestión de operaciones en los sistemas de atención de salud

La gestión de operaciones es el arte de gestionar, de manera eficiente y efectiva, el sistema de producción como un todo, para permitir que los insumos se conviertan en productos o servicios con valor agregado. Esto implica la planificación, organización y supervisión de las actividades involucradas, desde el diseño del producto/servicio hasta la entrega/prestación de este. Y tiene sus bases en la gestión de la cadena de suministro y en la logística. La primera enfocada en identificar y coordinar las operaciones necesarias para satisfacer las necesidades de los clientes y, la segunda, centrada en usar eficientemente los recursos.

En los últimos 20 años, el sector salud experimenta presiones relacionadas con el control de costos, la calidad en la cobertura y la oportunidad del servicio. Para sobrellevar esta situación, las instituciones de salud encontraron en la gestión de operaciones una herramienta para mejorar la gestión de los recursos.

Los primeros estudios exploratorios dimensionaron el problema y demostraron que los principales gastos de operación en un hospital estaban asociados a un ineficiente uso de los recursos. Para 2016, en hospitales norteamericanos se identificaron que los márgenes operativos promedio de los hospitales caen año tras año, presentándose un mayor incremento de los gastos operativos que de los ingresos. Dentro de las principales causas de estos sobrecostos se encuentran: ineficiencias existentes en la gestión de inventarios, duplicidad de servicios y exámenes, subutilización de recursos, retrabajos o enfermedades no tratadas, costos de la no calidad, entre otros, problemas abordables desde la gestión de operaciones.

Con el ánimo de atacar estos problemas, en Canadá se definieron buenas prácticas para la gestión de insumos hospitalarios, prácticas que van desde la concepción del sistema de gestión de inventarios, hasta el flujo de información y el diseño de las operaciones de dispensación.

Al respecto en 2015, en Bogotá (capital de Colombia), se realizó un estudio en siete hospitales, tanto públicos como privados, con diferentes niveles de complejidad. Los resultados reflejaron una distancia entre las prácticas logísticas usadas y las buenas prácticas establecidas en estudios de hospitales de Canadá y Estados Unidos. Los principales problemas identificaron que, pese al gran número de trabajadores asignados a las labores logísticas, estos no poseen formación apropiada para la gestión de inventarios y no tienen acceso a tecnologías de información.

De igual manera, se registró que pocos hospitales implementaron estrategias de compras compartidas (grupos de compra), teniendo una alta variabilidad en los precios de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, punto crítico en el caso de los hospitales públicos. Sin embargo, el punto más neurálgico es el precario uso de la tecnología.

El apoyo en sistemas de información es fundamental para una buena gestión de los inventarios, pues estos permiten hacer un mejor pronóstico de la demanda y establecer un balance entre faltantes y sobrantes, lo que reduce los sobrecostos por sobrantes y mejora el nivel del servicio al usuario y evita el estancamiento. Aun así, algunos hospitales no poseen sistemas de información especializados para la gestión de inventarios.

Adicional a las prácticas de gestión de inventarios, una reciente tendencia en la gestión de la cadena de suministro son las estrategias cooperativas y colaborativas que se generan entre los diferentes actores.

Algunos hospitales
no poseen sistemas
de información especializados
para la gestión de inventarios,
y estos permiten hacer un mejor
pronóstico de la demanda
y establecer un balance entre
faltantes y sobrantes

En el caso de los sistemas de salud, estas cadenas son complejas. Para el buen funcionamiento de un hospital es necesario que varias cadenas de suministro funcionen. Un hospital se puede considerar como la integración de, además del servicio de prestación de atención médica, un servicio de bodegaje de medicamentos y dispositivos médicos, un restaurante con menús que responden a las necesidades de los pacientes, un servicio de transporte de pacientes entre servicios internos y externos, un centro de esterilización, un hotel, un servicio de lavandería, un centro de tratamiento de información, entre otros.

Al considerar esta diversidad de cadenas, las estrategias de cooperación y colaboración se vuelven críticas. Una primera estrategia para abordar esta complejidad es la tercerización, a la que acuden centros hospitalarios que sacaron de sus instalaciones servicios como el de lavandería, el transporte intrahospitalario y el restaurante, estos sumados a los que son tradicionalmente subcontratados, como el servicio de seguridad y aseo.

No obstante, la tercerización y subcontratación, el principal reto es el repensarse como un todo, que no solo se considere su eficiencia y eficacia, sino que también se piense en la prestación del servicio de salud de una manera global y centrada en las necesidades del paciente. Para lograr esto, la estrategia de colaboración es fundamental, pues es gracias a ella que se optimizarían los recursos, pensando en las necesidades de la comunidad.

En esta dirección, la red de hospitales públicos de Bogotá fue completamente reestructurada. La red fue dividida en cuatro subredes, a las cuales pertenecen los hospitales públicos de la ciudad. Si bien la división responde a variables geográficas, su propósito es que cada una, además de realizar negociaciones conjuntas con proveedores, compartan recursos tanto médicos como de apoyo, pensados en las necesidades de la población. Para apoyar el funcionamiento de cada una, se creó una empresa que centraliza las operaciones de apoyo a los centros hospitalarios, y esto permite que se concentren en su actividad más importante: la prestación de servicios de salud.

Todo lo anterior es un ejemplo de lo que se llama redes logísticas en salud, redes en las que la gestión de operaciones no solo es una tendencia, sino una necesidad. La gestión de operaciones ayudará a cumplir los retos que poseen los actuales sistemas de salud del mundo que, además de reducir los costos, deben ser: seguros, efectivos, centrados en el paciente, oportunos, eficientes y equitativos.

Nubia Velasco Rodríguez
Profesora asociada
Facultad de Administración
Universidad de los Andes
editorialgerencia@agg.com.gt