La industria de reuniones en Guatemala ofrece eventos seguros y controlados

El Buró de Convenciones de Guatemala es una entidad no lucrativa fundada en 1999. Es el enlace entre empresas, asociaciones y organizadores profesionales de eventos nacionales e internacionales integrada por hoteles, centros de convenciones, Destination Management Companies (DMCs por sus siglas en inglés), transporte y otros prestadores de servicios locales especializados en la industria de reuniones. Velan por la exitosa ejecución de eventos, reuniendo a todas las entidades involucradas en la industria de reuniones.

Tanto la asociación como cada uno de sus integrantes brinda asesoría para generar negocios, mantener el contacto con los clientes, realizar networking, capacitaciones, lanzamientos de producto, exposiciones, entre otros, a través de las reuniones. Su presidente, Esther Brol Megazo, compartió con Revista Gerencia algunas recomendaciones para realizar reuniones seguras.

• A raíz de la pandemia por el COVID-19 quedaron restringidas las reuniones presenciales; sin embargo, hay actividades importantes que es necesario retomar. ¿Cuáles son las principales recomendaciones del Buró de Convenciones para realizar reuniones seguras?

Llevarlas a cabo en establecimientos y con proveedores que tengan el sello de Bioseguridad que se basa en la Guía de Buenas prácticas para la prevención del COVID-19 y otras infecciones para la industria de reuniones, que fue elaborada por INGUAT y revisada y validada con las asociaciones relacionadas con la industria, entre ellas el Buró de Convenciones de Guatemala y el sello Safe Travels del World Travel & Tourism Council (WTTC), que se basa en los protocolos establecidos para las reuniones.  Adicional a estos, en su mayoría los proveedores cuentan con sus propios protocolos.

• Por lo general, los cuidados preventivos se limitan a la toma de temperatura y la aplicación de alcohol en gel, ¿considera que las medidas son suficientes para prevenir el contagio del virus en una reunión?

La prevención de los contagios es responsabilidad de todos. Esas son las medidas adoptadas a nivel mundial por las directrices de la Organización Mundial de la Salud. A ello debe agregarse el uso de mascarilla y distanciamiento, que son las que permiten evitar contagios. Los proveedores de la industria observan además las medidas de limpieza y desinfección de todas las áreas, de acuerdo con un programa diario y estricto de aplicación, para ofrecer experiencias seguras en entornos controlados.

• ¿Qué factores de riesgo se deben tomar en cuenta al momento de planificar una reunión presencial?

En la hoja de ruta de la planificación de toda reunión se debe observar una gestión del riesgo en la organización tanto desde las instalaciones de las empresas de los proveedores, el personal (plan de salud y seguridad ocupacional), sus propios proveedores, que el bien o servicio a entregar estén bajo los estándares sanitarios establecidos.

De igual manera, debe considerarse si lo hubiere el transporte de personas, el salón o recinto sede, el hotel para el hospedaje, el área designada para servir los alimentos, lugares en los que se movilizarán proveedores, organizadores, participantes, etc. Todo ello permite tener identificadas y señalizadas todas las áreas, designar estaciones de desinfección, contar con personal que mantenga vigilancia estricta para evitar las aglomeraciones en determinados puntos u horarios, para mantener una movilidad controlada.

Una de las ventajas de los eventos es el registro previo en el que se establecen preguntas sobre las condiciones de salud antes del evento y la sugerencia de no asistir en caso se presenten síntomas que pudieran asociarse al COVID-19.

Todo lo anterior es posible ya que se observa una estandarización de las medidas de prevención, contención y respuesta sanitaria, emitidas por las autoridades competentes durante las reuniones.

Además, la aplicación de las técnicas de limpieza y desinfección tanto de las personas (clientes, proveedores y trabajadores), instalaciones, equipos y materiales necesarios, que permitan disminuir la transmisión del agente contagioso, en este caso el COVID-19.

• ¿Cómo deben calcularse la cantidad de personas a invitar a una reunión presencial?

El aforo se establece con base en el el tablero de regulaciones según la alerta sanitaria que emite el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS). Cada 15 días se actualiza y se emite según el color del semáforo que se haya establecido en el departamento, municipio o lugar donde se esté planificando la actividad. De acuerdo con el color del semáforo, así está estipulado el número de metros cuadrados que se debe ocupar por persona incluyendo personal de servicio.

• ¿Cómo puede controlarse la conducta de los asistentes durante la reunión?

Los eventos tienen la peculiaridad de ser actividades controladas. Puede que sean corporativos (de una misma empresa) o con participantes que no se conocen o no son de un mismo núcleo familiar. Desde el momento del registro previo y durante los mismos, se les informa y recuerda las medidas de seguridad para la prevención y contención.  Además, el montaje se hace con base al distanciamiento establecido al tablero de regulaciones y no se permite reubicar mesas o sillas. Se observa y se da seguimiento para que las personas no se olviden de mantenerlo.

En todo evento se maneja “el minuto de seguridad”, además de contar con las infografías para recordar las medidas higiénico-sanitarias que todos deben observar.

• ¿Cómo se puede fomentar una conducta saludable en reuniones presenciales con muchos participantes?

Esta es una labor que inicia desde la planificación previa y se está en constante seguimiento por parte de los organizadores, para que las personas las observen.

• ¿Podría darme algunas recomendaciones en cuanto a ventilación artificial?

Las indicaciones de las autoridades sanitarias son mantener las puertas y ventanas abiertas para garantizar la circulación del aire. Si en el salón para las conferencias no hay ventanas, se deben determinar las condiciones necesarias recomendadas por las autoridades respectivas, para que la ventilación esté en óptimas condiciones. Esto se puede verificar haciendo inspección en la locación seleccionada para conocer el programa de mantenimiento del sistema de ventilación.

• ¿Considera que el momento de ingerir alimentos es el factor de mayor riesgo en una reunión grupal?

Durante la organización del evento se establece en qué área serán servidos los alimentos y el aforo que debe mantener. El riesgo se reduce por el distanciamiento entre las sillas y la recomendación es que mientras no estén comiendo, vuelvan a colocarse las mascarillas.

• ¿Quiénes podrían estar en grave riesgo de enfermarse durante una reunión?

El riesgo de contagio disminuye si se siguen los protocolos establecidos. Todos estamos expuestos en cualquier momento y lugar a contagiarnos por lo que de nosotros depende evitarlo observando estos protocolos.

• ¿Qué debe hacer una empresa que organizó una reunión con gran congregación de personas si llega a ser notificada de personas que se enfermaron después de asistir?

En todo evento se maneja el registro de cada uno de los que participan en él: desde el personal, proveedores, participantes, organizadores, etc., lo que permite la trazabilidad y comunicación si una de estas situaciones se presentara. En todo caso, se emite una comunicación a cada uno de los participantes para que activen el protocolo de prevención: cuarentena, observación, sugerencia de efectuarse la prueba para descartar un posible contagio.

• ¿En qué momento consideran que va a ser más seguro realizar reuniones presenciales que congreguen gran cantidad de personas, o esto está más relacionado con el espacio físico y las características de los asistentes?

La industria de reuniones en Guatemala ofrece eventos seguros y controlados.  La cantidad de personas lo determina la capacidad de aforo que tenga el salón o recinto donde se lleve a cabo.

Redacción
Revista Gerencia
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