Cambio de oficina ¿Qué debo tomar en cuenta?

Un cambio de oficina no es mero capricho para satisfacer nuevas tendencias o “porque así lo hacen todos”, sino es producto del crecimiento, la expansión e incluso nuevos aires que benefician a la empresa.

Para cambiar de oficina no solo basta el aspecto financiero, si valdrá más el alquiler o la compra, sino el aspecto inmobiliario e incluso humano de la empresa.

Según José Jaime Morales, gerente comercial de Arquitectura y Construcciones Urbanas ACU, los motivos principales de un cambio de oficina son: para proyectar una mejor cara de la compañía, buscar espacios que sean confortables para sus clientes y encontrar espacios que contribuyan al bienestar para sus colaboradores.

Por su parte Karla Álvarez, jefe de Mercadeo de   Construcciones Modernas, S.A. (Comosa), indica que, al momento de crecer, una empresa necesita de mayor espacio e iluminación que promueva la productividad y creatividad entre quienes trabajan dentro.

Otro punto importante de cambio es la tecnología, así como apunta Mauricio Solís, gerente general de SolisColomer, al referir que el modo de trabajar no es el mismo que hace años en donde solo eran espacios cerrados. “El lugar en donde se encuentran muchas oficinas ha envejecido conforme a la tecnología y ya no cuentan con las facilidades contemporáneas”, dice Solís.

Consejos

Morales, de ACU, aconseja priorizar la búsqueda de nuevas oficinas con base en:

• Accesibilidad. Tanto para los clientes como para colaboradores. “No podemos pensar en buscar una nueva sede para nuestras oficinas, sin pensar en los usuarios, debemos evaluar las rutas de acceso vehicular, peatonal, transporte público, centros financieros/negocios, etc.”

• Instalaciones/Infraestructura. Es muy importante buscar el confort y el bienestar, primero de nuestros colaboradores, ya que ellos son los encargados de desarrollar las necesidades para nuestros clientes a través de nuestro liderazgo.

• Ubicación. Debe ser muy fácil de ubicar, y que como en el punto número uno, sea accesible.

• Presupuesto. Hay que considerar que el cambio conlleva un presupuesto alto y evaluar cómo impactará en nuestras operaciones un paro temporal.

Mientras Solís añade: “Mi consejo para todos los gerentes es que busquen edificios que posean buena ventilación natural, el aire natural ahorra costos de energía y al mismo tiempo aumenta la productividad de los trabajadores. También recomiendo que busquen edificios que ofrezcan al usuario un entorno, en donde puedan contar con riqueza de experiencias, salir a caminar, comer, facilidad de transporte, entre otros”.

El gerente también recomienda la búsqueda de espacios con carácter y personalidad, espacios abiertos con plantas lo más libres que se pueda, ya que al momento de diseñar es más fácil modular, dividir y ordenar.

¿Cuál es la zona ideal para oficinas?

Según Álvarez, de Comosa, la zona 4, 9 y 10 -entre Avenida Reforma y Sexta Avenida- poseen la facilidad de dirigirse hacia varios destinos, hay acceso a transporte público y al uso del Transmetro que va hacia diversos puntos.

Morales, de ACU, añade que desde hace varios años la zona 15 también ha crecido de forma significativa en la construcción de oficinas en edificios.

El espacio de la oficina debe poseer carácter  y personalidad.

Asimismo, debe contar con acceso a transporte público

Por su parte Solís, de SolisColomer, expone que más que una zona específica, se debe evaluar cuáles son las zonas en donde vive la mayor parte del equipo de trabajo o donde ocurre el mayor movimiento con los clientes. “En un proyecto que diseñamos anteriormente se hizo un sondeo en donde la gran mayoría de trabajadores vivía en sectores cercanos a la calzada Roosevelt y el mayor movimiento con clientes sucedía en el interior del país, entonces se llegó a la conclusión que la mejor ubicación era Tikal Futura, en la zona 11”, dice Solís.

Mientras la zonas o áreas que los gerentes consideran que no son buena opción para instalar una oficina son en las afueras de la ciudad, ya que crea incomodidad a los clientes tener que dirigirse a lugares muy lejanos, así también las zonas con alto riesgo de delincuencia y con poca accesibilidad.

¿En edificio, bodega o casa?

A esta pregunta Morales, de ACU, indica que contar con una bodega como oficina central funciona siempre y cuando se adecue al giro del negocio. “Es necesaria incluso cuando el cliente necesita ver cómo es almacenada o distribuida su mercancía”, añade Morales.

A esto, Solís explica que todo dependerá si hay inventarios que deben almacenar en las oficinas, o si son oficinas y sala de ventas con inventario.

¿Y una casa? Morales dice que muchos empresarios han empezado así; sin embargo, funciona cuando son temporales. “Debemos buscar una mejora en un tiempo considerable, una vivienda no fue diseñada para un uso comercial. Hoy por hoy, funcionan las oficinas de espacios abiertos”. Morales explica que varios estudios han determinado que, al contemplar este diseño en nuestras empresas, aumentamos hasta un 30% la productividad de nuestros colaboradores.

Roberto M. Samayoa O.
Colaborador
Revista GERENCIA
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