Cultura de ejecución: orientación a resultados con OKR

La planificación en las empresas antes que concluya el año es segura. En lo que no siempre se avanza es en la ejecución y la obtención de resultados. Por ello, es importante que “toda organización que quiera entregar resultados adopte una cultura con esta orientación, ya que el verdadero desafío de cualquier estrategia es su ejecución”, así lo afirma Carlos de Santiago a cargo de esta importante capacitación para la AGG, que puede obtenerse a través del Centro Gerencial o del CDO, si la desea exclusivamente para su empresa.

De Santiago nos introduce al curso en una entrevista concedida a Revista Gerencia.

1.  ¿En qué consiste la cultura de ejecución y qué empresas deberían desarrollarla?
Como líderes y gerentes definimos constantemente muchas y detalladas estrategias, sobre todo en el último trimestre del año. Pero luego, la mayoría de las veces, nos llevan a una pobre ejecución; es decir, a pocos resultados. La capacitación le brindará las herramientas para desarrollar una cultura de ejecución, una de las grandes carencias organizacionales, que le permita obtener resultados.

2. ¿Qué son los OKR?
Los OKR son una herramienta que se utiliza para guiar y ejecutar la estrategia de una organización, con similitudes a la Gestión por Objetivos, el Hoshin kanri y el Cuadro de Mando Integral. Surgen de una constante evolución en los sistemas de gestión para generar mejores resultados y nacen en 1971, cuando Andy Grove, uno de los cofundadores de Intel, se propuso mejorar el sistema de fijación de metas de la empresa, basándose en la Gestión Por Objetivos (GPO), formulada por Peter Druker. Este sistema fue adoptado por Google en 1999 y presentado públicamente en 2012, hoy en día también lo utilizan empresas como Amazon, Netflix o Spotify.

3. ¿En qué ayuda a la empresa conocer los resultados clave?
Los resultados clave (key results) son de vital importancia para maximizar la probabilidad en el logro de los objetivos (objectives) planteados, por eso deben hacer que el objetivo sea realista, ser cuantitativos y pasar el filtro SMART; es decir, deben ser eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y acotados en el Tiempo, para que no se nos queden simplemente en buenas intenciones.

4. ¿Qué relación tiene la metodología OKR con los KPI?
Tienen mucha relación, de hecho, son complementarios, ya que los KPI son indicadores de desempeño o rendimiento de procesos bajo la responsabilidad de personas vinculados a un objetivo prefijado, pero son únicamente eso, indicadores. Definitivamente, para el logro de objetivos, es decir, para tener una cultura de ejecución que logre resultados, necesitamos de más herramientas, y el complemento perfecto son los OKR, ya que se enfocan en el cumplimiento colectivo de objetivos desde la motivación de las personas y no únicamente en el cumplimiento de indicadores que están más relacionados con el control.

5. ¿Cómo se estructura la metodología OKR?
En forma muy resumida, partiendo del set básico organizacional. Es decir, partiendo del propósito, visión, misión y valores, se define un plan estratégico a 3 años (por ejemplo), y de ahí se extrae un objetivo anual organizacional priorizado, para que las diferentes estructuras definan sus objetivos trimestrales en forma cualitativa e inspiradora (objectives), alineados con el plan estratégico y con el objetivo anual priorizado, a partir de los objetivos trimestrales se definen uno o varios resultados clave (key results) en forma cuantitativa (pasando el filtro SMART) y vinculados a los objetivos trimestrales, con el fin de que aumenten la probabilidad de logro del objetivo trimestral del que dependen y, por último, se definen tantas iniciativas clave, como se necesiten, concretas y controlables, para lograr los resultados clave establecidos.

6. ¿Cómo se miden los resultados de la metodología OKR?
En el método OKR el logro de resultados se mide de forma cualitativa por medio de objetivos (objectives) y de forma cuantitativa y constante por medio de los resultados clave (key results) e iniciativas clave definidos, ambos vinculados a dichos objetivos.

7. ¿Qué oportunidades de mejora se generan a partir del uso de esta metodología?
Hay muchas oportunidades de mejora, pero algunas de las más importantes son:

• Un aumento de la productividad y la calidad, gracias una continua experimentación y aprendizaje.
• Maximizar el uso de recursos y esfuerzos por la creación de metas comunes.
• Alineamiento de las diferentes estructuras de la organización hacia el plan estratégico.
• Mejora del clima laboral, fidelización y atracción del talento.

8. ¿Podría dar un ejemplo de aplicación práctica de la metodología OKR?
Algo muy sencillo, por ejemplo, definamos un OKR para el departamento de Gestión del Talento Humano de una organización.

• Objetivo: Incrementar el nivel de satisfacción de las personas de la organización.
  • Resultado Clave 1: Entrevistar al 100% de los colaboradores antes de final de mes para conocer sus motivaciones y necesidades.
  • Resultado Clave 2: Lograr que al menos el 80% de los colaboradores participen en las actividades sociales de la organización hasta fin de año.
  • Resultado Clave 3: Conseguir una cifra de 80% en el eNPS (employee Net Promoter Score) del trimestre actual.
    • Iniciativa clave departamental: Definir e implementar un sistema de reconocimientos para que un colaborador pueda entregar una tarjeta personalizada a otra persona de la organización en agradecimiento o felicitación por su trabajo.

9. Mencione las principales ventajas de tener una cultura de ejecución con orientación a resultados con OKR.
Las principales ventajas de tener una cultura de ejecución utilizando el método de OKR para establecer y medir el cumplimiento de objetivos son:

• Una cultura organizacional ágil, gracias a trabajar objetivos en ciclos más cortos, creados y evaluados generalmente cada 3 meses.
• Mayor alineamiento, gracias a la transparencia de unos objetivos públicos a toda la organización.
• Mayor compromiso, por el involucramiento de los equipos en la definición de los objetivos de abajo hacia arriba; es decir, hacia los líderes.
• Mayor motivación, ya que los equipos deciden los objetivos, consensuándolos con sus líderes.

10. ¿La metodología OKR depende del líder de la organización o qué equipo debería estar involucrado en su uso?
Definitivamente, el uso eficaz de OKR demanda una cultura organizacional ágil basada en el trabajo colaborativo entre líderes y equipos, un cambio de mentalidad en la forma de hacer las cosas y en la manera de relacionarnos entre todos dentro de la organización. Para implementar el método OKR de forma eficaz se necesita confianza, autonomía y gusto por la innovación.

Para asegurar un mayor éxito en su implementación, sugiero la existencia de un patrocinador de dicho cambio de mentalidad (un líder, capaz de inspirar y movilizar personas con reconocida autoridad ética y jerárquica) que se rodee de un equipo de agentes positivos del cambio, lo que equivale a líderes ágiles, con perfiles que tengan al menos las siguientes características:

• Capacidad de energizar personas, para mantenerlas activas, creativas y motivadas
• Habilidad para empoderar a los equipos, estableciendo estrechos lazos de confianza
• Potenciar la alineación de esfuerzos de todos, asegurando objetivos claros y concisos
• Desarrollar nuevas competencias, las propias y las de su equipo
• Hacer crecer la estructura mejorando la transparencia y el acceso a la información
• Mejorar el sistema en general, a nivel de personas y equipos

Redacción
Revista Gerencia
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