En la empresa, los proyectos deben ser planificados, medidos y contar con objetivos puntuales. Para ello, es indispensable la elaboración de un cronograma de actividades que liste las acciones a realizar, y que organice el tiempo y los recursos para concluirlas.
En el cronograma se incluyen las secuencias necesarias para alcanzar los resultados esperados, así como la fecha de comienzo y final de cada tarea. Además, integra los recursos, la relación con otros proyectos o actividades y los responsables en cada fase.
Es una herramienta ampliamente utilizada por los gerentes de proyectos, porque simplifica el monitoreo de las actividades en una hoja de ruta crítica que detalla las actividades que se deben ir realizando de forma progresiva.
En la actualidad, los cronogramas de actividades se realizan online. Son muy efectivos para priorizar las actividades y son lo necesariamente flexibles para soportar los cambios en la planificación. En el mercado digital, hay aplicaciones y programas que facilitan esta tarea, una de las más populares es Asana, que permite controlar grandes volúmenes de trabajo y proporciona calendarios en diferentes vistas; es decir, como lista de tareas, como proyecto en general, como tareas específicas de cada responsable, entre otras posibilidades que permiten que el proyecto fluya.
Esta es una herramienta que también puede realizarse de forma manual, siguiendo 5 simples pasos.
1. Cree la lista de actividades
Los trabajos unitarios definen el proyecto en su conjunto. Por ello, deben ser incluidos como una actividad que forma parte de la estructura general del proyecto. En este punto, es válida la participación de los supervisores de las áreas involucradas, responsables de la consecución de los objetivos y capaces de definir los momentos clave.
Las actividades pueden ser clasificadas en bloques, y se pueden identificar por colores según la fase o equipo al que correspondan. Es importante que los equipos se reúnan para conocer las actividades individuales y las colaboraciones entre sí.
2. Identifique los responsables
Cada área debe conocer las responsabilidades que le fueron asignadas. Los equipos podrían identificar mejor las necesidades individuales y solicitar los recursos para lograrlas.
3. Defina los plazos
El cronograma debe fijar las fechas de comienzo y fin de cada actividad. Estas se pueden calcular en horas, días, semanas o meses.
El tiempo fijado es de utilidad para brindar un seguimiento continuado y evaluar los avances. Esta revisión permite tomar decisiones en pro del cumplimiento de los objetivos o realizar las correcciones que se necesiten, en el caso de que aparezcan imprevistos.
4. Realice el cronograma
Las actividades, los plazos, los recursos y los responsables deben incluirse en una plantilla, que calcula el camino y margen de cada tarea. Se recomienda dejar un espacio entre márgenes para agregar información o hacer ajustes. Considere cierta holgura de tiempo para que los imprevistos no representen la mayor pérdida de tiempo.
5. Haga los ajustes
Las actividades del cronograma se deben evaluar constantemente en tiempos y recursos, para que ninguna actividad bloquee el flujo del proyecto general. En esta fase pueden surgir subtareas y nuevos responsables. También es importante marcar las metas alcanzadas como estrategia de motivación para los equipos.
Recuerde que, un cronograma de actividades permite un mejor control del proyecto, optimiza el uso de los recursos, ayuda a los participantes a sentirse motivados y permite anticipar el riesgo de posibles atrasos. Es una forma de simplificar la gestión de recursos y mantenerse comunicados
Redacción
Revista Gerencia
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