Eventos virtuales, una solución de bajo costo

Reunir a personas con intereses similares o colaborativos abre nuevas oportunidades para los negocios, las relaciones, la comunicación e, inclusive, para mejorar los procesos y la innovación en las empresas. Los objetivos para realizar un evento empresarial van desde la presentación de un producto o servicio, el reforzamiento de la marca, crear relaciones comerciales nuevas, reafirmar las existentes, generar empleos y hasta buscar la expansión.

Por ello, los eventos empresariales han sido de gran valor para emprendedores y empresarios. Sin embargo, en la actualidad, la forma de mantener contacto con los clientes y potenciales ha cambiado, y las empresas han debido adaptarse a las nuevas posibilidades que ofrece la tecnología, que gracias a los avances permite una comunicación virtual cada vez más fluida.

Los retos para las reuniones virtuales son muchos. Y, el principal, se relaciona con desarrollar actividades que despierten el interés del grupo objetivo. De allí que, la planificación es de gran relevancia para desarrollar un contenido atractivo que se centre en el interés de los participantes. Por otro lado, es indispensable que el contenido sea entregado de forma efectiva, mediante interlocutores que cuenten con habilidades para captar la atención de la audiencia a través estos canales.

Dentro de las ventajas que presentan los entornos virtuales incluye una logística rápida y de bajo costo. Se necesita menos tiempo para organizar una reunión virtual que una física, y no es necesario rentar lugares exclusivos o asumir gastos de parqueo, alimentos, bebidas, alojamiento, personal de apoyo y equipos. De esta forma, el tamaño de la audiencia puede crecer sin que se vean afectadas las finanzas.

Por otro lado, se puede contar con una audiencia que antes no hubiera sido posible, principalmente, por compromisos y tiempo. La facilidad de acceso podría proveer una mayor cobertura, aunque esta depende de otros factores. Pero, es un hecho que una reunión virtual bien planificada, con objetivos precisos, logra mayor difusión, alcance, cobertura y participación, y tanto los ponentes como los participantes pueden pasar de ser públicos locales a internacionales.

Se puede realizar una gran variedad de eventos virtuales. Entre ellos, presentación de productos, conferencias, actividades motivacionales, congresos anuales, ferias virtuales, ruedas de prensa, mítines, eventos culturales, workshops, webinars, exposiciones y asambleas, por mencionar algunos. Después de finalizado el evento, gracias a la tecnología se puede analizar la audiencia con mayor precisión, datos que crearán una ventaja competitiva para la promoción de productos y servicios.

Dentro de las desventajas de realizar reuniones virtuales se encuentra la dificultad para que los participantes se enfoquen solo en el evento. Al estar en sus casas u oficinas es más fácil que se distraigan, respondiendo llamadas, WhatsApp o cualquier otra interrupción. Se menciona también, el que las conexiones a internet sean eficientes y, finalmente, hay productos siempre va a ser mejor ver físicamente, como los vehículos o la comida.

De cualquier forma, los eventos físicos han trascendido al plano virtual, una modalidad que llegó para quedarse y que presenta retos para la comunicación y reinvención de las empresas, pero que, al mismo tiempo, ofrecen muchas otras ventajas que pueden ser ampliamente aprovechadas.

Redacción
Revista GERENCIA
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