Reporte con tablas y gráficos dinámicos

El análisis e interpretación de datos, así como su captura y presentación se han convertido en una competencia para los puestos ejecutivos. Por ello, el curso Tablas dinámicas, reporte con tablas y gráficos forma parte del portafolio de capacitación de la AGG, y la próxima edición estará a cargo del instructor Ludwing Castro, quien cuenta con una maestría en marketing digital, por la Universidad Autónoma Andragógica de Miami, Fl, y además es licenciado en informática y administración de marketing. En entrevista para Gerencia, Castro profundiza en el contenido de esta importante capacitación.

¿Por qué se llaman tablas dinámicas?
Se conocen con este nombre porque ofrecen una versatilidad para los analistas, para disponer la estructura de los datos en los diferentes cuadrantes filtros, columnas, filas y valores.

¿Se realizan exclusivamente en Excel?
A lo largo del tiempo, las tablas dinámicas han sido utilizadas, mayormente, en Excel. Y este ha sido uno de los grandes valores que aporta el programa a la gestión de los datos en las organizaciones. Otras herramientas ofrecen soluciones similares, aunque, el uso en las organizaciones derivado de las licencias de Office en su gran mayoría es dominada por Excel.

¿Es este un proceso automático o manual?
Los procesos en el manejo de los datos se han apuntado a la automatización cada vez más. Sin embargo, aún incluyen algunos procesos manuales. Soluciones como Power BI, también de Microsoft, ofrecen la utilización de Gateways que ayudan a sincronizar los tableros de control o dashboards e informes a sus origenes de datos con alguna periodicidad, aunque esta no puede ser menor a 60 minutos, porque los resultados son visibles con ese gap de tiempo.

¿Qué importancia tienen los reportes con tablas y gráficos dinámicos para una empresa?
El uso de los datos va en un nivel directivo y táctico en las organizaciones, por lo que el valor que aportan para la toma de decisiones oportuna es, en esencia, lo que los hace importantes. Uno de los retos más grandes es lograr que ese cúmulo de datos se convierta en una ventaja competitiva, por lo que contar con un equipo de colaboradores con las destrezas y competencias que esto requiere es imperante para las organizaciones.

¿Cómo pueden ayudarles las tablas dinámicas a los puestos ejecutivos en las organizaciones?
El uso de las tablas dinámicas puede aportarle mucho valor a una gerencia o puesto ejecutivo, porque le permite contar con información como materia prima para la toma de decisiones, el establecimiento de indicadores de gestión e, incluso, lo que se ha esperado en alguna manera: ser más acertivos en los modelos predictivos al permitir pronosticar de mejor manera los resultados a futuro.

¿Las tablas dinámicas se deben emplear únicamente para cálculos con miles de filas, es decir, para datos voluminosos?
Uno de los problemas más grandes que enfrentamos en la actualidad es el crecimiento en la cantidad de los datos, producto de la digitalización. En contraste, uno de los pecados más cometidos es no poder sacar provecho de ese creciente número de registros en las organizaciones. Sin embargo, las herramientas que han sido diseñadas para estos fines y que van más en la línea de poder manejar volúmenes de datos a gran escala son las soluciones de BI, como Power BI.

Aunque Excel por muchos años ha sido una herramienta de manejo de datos, en algunos aspectos tiene límite. Contamos con un poco más de 1 millón de filas y para organizaciones que necesitan trabajar una transaccionalidad que supera estos esquemas se ha hecho necesario utilizar herramientas como Power BI.

¿Es necesario contar con conocimientos financieros para aprender sobre tablas dinámicas?
No necesariamente. En los últimos 2 años hemos sido testigos de la creciente de datos por la digitalización, a raíz de ello, hemos escuchado que, cada vez es más importante aprender sobre Business Intelligence y el uso de estas herramientas.

En esencia, estas herramientas nos aportan gran valor para el manejo de datos, pero el concepto de lo que debo analizar y cómo lo debo hacer es inherente al puesto o profesión por lo que la destreza en el manejo de la herramienta será mejor si se cuenta con las competencias para lograrlo.

¿Se deben tener conocimientos previos de Excel para recibir el curso Tablas Dinámicas?
Considero que las tablas diámicas son parte de las herramientas intermedio-avanzadas que ofrece Excel, así que lo básico si debiera poder dominarlo para poder sacar el máximo provecho a la herramienta.

¿Cuándo usar una tabla dinámica?
Las tablas dinámicas permiten resumir o colapsar información para la realización de reportes o dashboards en Excel, por esta razón considero que su uso mayormente es en la reportería para análisis de datos.

¿Qué podrán aprender los participantes del curso Tablas Dinámicas que impartirá en la AGG?
Las técnicas que permiten reunir datos, consolidar y preparar la información para poder elaborarlas, así como el proceso de creación con ejemplos prácticos y reales. Con ello, podrá añadir un valor agregado a su puesto de trabajo y a la organización y ser mejor profesional.

El conocimiento de las tablas dinámicas en este curso también les permitirá ser capaces de crear sus tableros o dashboards para hacer seguimientos de acuerdo con la naturaleza de sus datos. Aprenderán también a realizar cálculos pertinentes basados en los modelos de datos y lo último que ofrece Excel en cuanto al tratamiento de datos, que es una de las actividades en las que regularmente se invierte mucho tiempo. Esto le permitirá enfocarse más en el análisis y la toma de decisiones, que en la carpintería de los datos.

Redacción
Revista Gerencia
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