Manejo eficiente y seguro del inventario

Para una empresa que se dedica a la compra y venta de bienes o servicios es crucial el control que posea sobre los inventarios. Ya que, del manejo correcto de estos dependen los logros financieros que obtenga.

Manuel Estrada, consultor y capacitador de la AGG y gerente general de PCG.

El consultor y capacitador de la AGG, Manuel Estrada, comenta que “la buena gestión de inventarios es uno de los factores que impacta en la competitividad de las empresas. Ya que los inventarios sirven de puente entre las ventas y la producción”.

Por ejemplo, dice, el contar con un inventario excesivo es considerado un desperdicio que impacta en la economía de toda la organización. Por ello, afirma que “los inventarios constituyen una gran fuga de capital, cuando no se saben administrar”.

Para este control, el también gerente general de PCG, indica que las bodegas son el punto de control de las entradas y salidas de material y de los productos terminados. Según indica, en la actualidad se debe realizar este control en línea, para que se mantenga actualizado las 24 horas.

Una forma efectiva de organizar esta logística es a través de la tercerización; es decir, mediante la contratación de empresas que posean centros de distribución con personal y equipo especializado para manejar los inventarios.

Estrada advierte que, cuando se terceriza la logística es importante que las empresas puedan consultar en cualquier momento y en cualquier parte del mundo los inventarios, puesto que la información es vital para la toma de decisiones y para que los negocios sean productivos. “Si las existencias no están actualizadas cuando se toma una decisión, esto puede provocar problemas en el servicio al cliente y en la generación de utilidades de las empresas”, recalca el consultor.

Para administrar, monitorizar y gestionar las existencias, Estrada recomienda desde la forma manual a través del Kardex, hasta las formas automatizadas que se tienen hoy, entre ellas la radio frecuencia o RFID. “La técnica dependerá de la empresa y del giro del negocio”.

El consultor indica que la tecnología también juega un papel crucial para evitar la fuga de productos por parte de los trabajadores. “Ahora hay muchas tecnologías a la disposición como las cámaras de seguridad y los sensores de radiofrecuencia”, dice Estrada, pero a la vez insiste en que la variable más importante para controlar la fuga de productos es la honestidad.

De allí que, nada como seleccionar al personal adecuado, con los valores necesarios para evitar los robos, lo que se complementa con el refuerzo continuo de los valores éticos. Estrada insiste en que, “una persona que no es honesta, aunque se encuentre vigilada siempre va a estar buscando la forma de extraer lo que no le pertenece, aunque sea de confianza y cuente con mucho tiempo de trabajar en la empresa. Pero, las personas honestas, con valores, aunque se les deje sin vigilancia no van a estar pensando en realizar actividades no adecuadas”.

El control de inventarios exige conteos cíclicos diarios, auditorías muestrales mensuales y auditorías anuales. “De esta forma, se pueden establecer las diferencias tanto positivas como negativas, así como cada hallazgo que se tenga en estos conteos. Es así como se evalúa si las diferencias se deben a simples errores humanos involuntarios o si hay patrones provocados por el personal”, indica el instructor de la AGG.

Pero no se trata solo de encontrar la causa de las raíces reales, sino también de sistematizar las soluciones para asegurarse de que cada error o problema no vuelva a suceder.

Por otro lado, quien maneja los inventarios debe conocer cuándo y cuánto ordenar de cada artículo o familia de artículos según la demanda de la empresa. “Para ello, deben apoyarse en varias técnicas estadísticas que ayudan a predecir el comportamiento de mercado, y anticiparse a picos y valles de la demanda”.

En cuanto al almacenamiento, Estrada manifiesta que, independientemente de si el espacio es propio o alquilado, se debe diseñar de forma tal que agilice  las operaciones de recepción, preparación de pedidos (picking) y entrega de materiales, así como un control visual dentro de la bodega.

Explica el consultor que, “en la medida en que el nivel de inventarios disminuye, el área de almacén se puede reducir. Inclusive hay empresas que han establecido el proceso de ‘cross docking’, en el que se traslada el producto de contenedores a unidades de transporte más pequeñas, sin que se tenga un área de almacenamiento”. Y esto reduce los costos. Agrega que, “también hay empresas que utilizan las bodegas de los proveedores y solo pagan lo que consumen”.

En cuanto al pago, indica el experto que “conseguir materiales en consignación o al crédito son opciones que mejoran el flujo de caja de las empresas. Sin embargo, cuando hay escasez se debe comprar al contado para asegurar el suministro”.

La responsabilidad de la gestión de inventarios recae sobre el gerente de bodegas. Sin embargo, es importante mencionar que, sin la participación del personal de bodega y sin el cumplimiento de las políticas de los demás departamentos, es imposible contar con un control adecuado. “Si la producción, compras, ventas o hasta los mismos dueños no cumplen con las políticas de la bodega, el control se pierde y esto representa una fuga de capital”, explica el experto.

Lo importante es que, en la medida que se posea poco control sobre los inventarios se incrementarán los costos de la gestión, y esto sin remedio impactará en la generación de utilidades de la empresa.

Ileana López Directora Revista GERENCIA gileana@agg.com.gt